Een groep engineeringbedrijven werkt met één standaard om gegevens uit te wisselen. Het gevolg: informatie is sneller beschikbaar, er worden minder fouten gemaakt in de gegevensoverdracht en ook nog eens flink kosten bespaard. Een mooi resultaat, dat mede dankzij Nederland Digitaal in Verbinding is gerealiseerd.
In het zakenleven begrijpen we elkaar omdat we dezelfde taal spreken. Maar onze computersystemen lijden aan een hopeloze spraakverwarring. Elk systeem communiceert in zijn eigen taal en formats. Hierdoor zijn gegevens onderling slecht uitwisselbaar.
Neem de maakindustrie. Aan eindproducten (apparaten of machines) kleeft veel informatie vast. Teksten, tekeningen, geometrie: ze zijn nodig om apparaten te bedienen en te onderhouden. Al die gegevens zwerven op papier door de keten in dikke handleidingen, fact sheets, powerpoint-presentaties en CAD-tekeningen. Het digitaal uitwisselen van deze gegevens is moeilijk. Klanten en leveranciers in de keten gebruiken allen verschillende ICT-systemen waardoor het versturen en inlezen van digitale data tot veel ‘error’ en ergernis leidt.
Niet in het MKB
Grote bedrijven, bijvoorbeeld in de scheep- en luchtvaartindustrie, lossen dit probleem op door een gezamenlijke informatiestandaard te adopteren, zoals XML. XML is een manier om gegevens op een uniforme manier te structureren zodat ze in elk computersysteem kunnen worden ingelezen. Grote bedrijven zien de voordelen van XML en zijn ook bereid tijd en geld te investeren in het overschakelen op een gezamenlijke standaard. Maar dit lukt in het MKB nog maar zelden. De reden is dat veel MKB-bedrijven in hun dagelijkse hectiek vooral op de korte termijn gericht zijn. Voor strategisch nadenken over gegevensuitwisseling is meestal geen tijd. En bovendien heeft men vaak geïnvesteerd in dure softwarelicenties. Dat maakt het onaantrekkelijk over te stappen op een gemeenschappelijke standaard. Als je een bepaald softwarepakket hebt gekocht, zo luidt de redenatie van veel kleinere bedrijven, dan moet je die ook gebruiken. Want anders is het zonde van het geld.
Manuals maken
Maar wie verder kijkt, ziet de grote voordelen van XML. Tedopres uit Best maakt technische documenten voor grotere, vaak internationale bedrijven en gebruikt XML om teksten en tekeningen over en weer te sturen. Sinds enige tijd probeert Tedopres ook kleinere leveranciers en klanten te bewegen gegevens in XML-formaat aan te leveren en te ontvangen. ‘Het grote voordeel is dat documenten in XML niet aan een lay-out gebonden zijn. Documenten in Word of PDF-formaat zijn dat bijvoorbeeld wel. Alle computers en systemen kunnen gegevens in XML lezen. De informatie is hierdoor met een druk op de knop te hergebruiken en te reproduceren’, zegt Michael Vermeulen van Tedopres. ‘Wij maken bijvoorbeeld manuals voor machines. Die handleidingen zijn opgebouwd uit allerlei documenten en instructies. Die worden door de diverse onderdelenleveranciers aangeleverd. Vroeger gebeurde dat in verschillende tekst- en tekeningformaten. Hierdoor moesten we teksten overtypen en tekeningen overtrekken of soms opnieuw overtekenen. Een heel werk, met kans op fouten. Nu krijgen we alle informatie in XML waardoor we heel simpel de gegevens in het stramien laten inlopen. In mum van tijd rolt er een complete manual uit.’
Kostenreductie
Wijzigt één van de onderdelenleveranciers zijn instructies, dan hoeft niet de hele handleiding opnieuw samengesteld te worden. De nieuwe gegevens worden bij Tedopres aangeleverd in XML. Ze kunnen vervolgens makkelijk geïntegreerd worden in het einddocument. ‘Dat levert aanzienlijke tijdwinst op. En omdat we geen documenten meer hoeven over te zetten is de kans op fouten veel kleiner’, legt Vermeulen uit. ‘Bovendien spreek je over een aanzienlijke kostenreductie. Stel dat er 200 woorden op een pagina gaan en de handleiding is 500 pagina’s in vier of vijf talen. Dan mag je uitgaan van een kostenbesparing tot 70 procent per manual. Die kostenbesparing zit vooral in een besparing van manuren.’
Volgens Vermeulen is de volgende stap dat bedrijven ook hun CAD-tekeningen in XML-formaat gaan aanleveren. ‘Helaas willen de meeste CAD-leveranciers daar nog niet aan, omdat ze hun eigen product graag beschermen. Er is nog koudwatervrees om gegevens vrij te geven voor een open standaard. Het gevolg is wel dat het inlezen en omzetten van CAD-tekeningen nu nog vaak veel tijd kost. Dat is jammer en ook niet nodig.’
Digitaal samenwerken
Onder leiding van innovatienetwerk Syntens zit Tedopres in een projectgroep van bedrijven uit de engineeringsindustrie. In het kader van het onlangs beëindigde programma Nederland Digitaal in Verbinding (NDiV), dat door Syntens mede werd uitgevoerd, wordt gekeken hoe er in de keten slimmer digitaal kan worden samengewerkt. Een van de deelnemende bedrijven is IPL Consultants, adviseurs op het gebied van selectie en implementatie van bedrijfssoftware. IPL heeft veel contact met engineeringsbedrijven en vormt daarmee een belangrijke schakel bij het introduceren van XML bij MKB-bedrijven. ‘XML is niet alleen goed voor leveranciers in een keten, maar ook voor klanten’, zegt Wim Ravesloot van Syntens. ‘Ik ken het voorbeeld van een fabrikant van koffers. Die levert een tekening van de omtrek van de koffer bij klanten aan; vervolgens tekenen de klanten zelf hoe de koffer er vanbinnen uit moet komen te zien. Vroeger moest de klant op papier zijn tekeningen aanleveren. De fabrikant tekende de schets over en voerde die in zijn eigen ICT-systemen in. Door informatie nu in XML uit te wisselen, gaat dat meteen digitaal. Sneller, minder foutgevoelig en ook goedkoper. Hoeveel meer argumenten heeft het MKB nog nodig om over te schakelen op XML?’