Lagere administratieve lasten, hogere omzet en meer service voor klanten zonder het personeel uit te breiden. Dat had MKB-onderneming KC Business Solutions in Beuningen voor ogen met de overstap naar digitaal factureren en betalen. Dankzij het programma Nederland Digitaal in Verbinding is de eerste stap gemaakt.
KC Business Solutions voorziet het MKB van ICT-netwerksystemen, printoplossingen en documentmanagement. Hoewel het bedrijf veel afhandelt via internet, werden digitale orders tot voor kort gevolgd door een stroom van papieren facturen. KC Business Solutions wilde die administratieve lastendruk verminderen door facturen elektronisch af te handelen. Het bedrijf verwacht daarmee in de toekomst omzetgroei te kunnen realiseren zonder het aantal arbeidskrachten uit te breiden.
Van haalbaarheidsonderzoek naar invoering
Vanwege de strategische aspecten en de investeringen die gepaard gaan met het digitaal factureren, zocht KC Business Solutions contact met Syntens. Innovatieadviseur Ad Meinema zag aanvullende mogelijkheden: "Door behalve het factureren, ook het betalen te digitaliseren, kunnen de administratieve lasten verder omlaag. Dit biedt bovendien klanten meer service omdat zij alles in één handeling op de site kunnen afronden.''
Het programma Nederland Digitaal in Verbinding financierde een haalbaarheidsonderzoek. Het advies van Syntens om elektronische betalingen aan het bestel- en factureringsysteem toe te voegen, bleek haalbaar en betaalbaar. De keuze viel op Ideal. ERP-ontwikkelaar Bites ontwikkelde vervolgens de nieuwe factuurmodule. Na een proefperiode waarin de factuurmodule naast de gebruikelijke manier van werken draaide, is de module eind oktober 2009 definitief in gebruik genomen.
Meer service met minder personeel
KC Business Solutions is tevreden: het ERP systeem verwerkt de stroom facturen geheel elektronisch en slaat ze volgens de wettelijke eisen op. Grote klanten krijgen elektronisch toegang tot het factureringssysteem en kunnen via de portal eenvoudig hun bestelling plaatsen. De nieuwe werkwijze bespaart KC Business Solutions een halve formatieplaats. Gewerkt wordt aan een module waarmee ook de betalingen via internet gaan verlopen. Of de beoogde omzetgroei gerealiseerd wordt, zal de komende tijd blijken.
Juist de crisistijd was voor KC Business Solutions een goed moment om de nieuwe werkwijze aan te pakken. Jeffrey Wijdeven, manager Workflow Management bij KC Business Solutions: "Nu hebben we er de tijd en mensen voor. Als straks de economie straks weer aantrekt, hebben wij een goedlopend systeem met extra betaalgemak voor alle klanten dat de groei uitstekend aan kan zonder dat wij extra mensen hoeven aan te trekken.''
NDiV ondersteunt slimme digitale samenwerking
Het programma Nederland Digitaal in Verbinding (NDiV) helpt ondernemers om ICT slim in te zetten. Als partner in NDiV, initieerde Syntens bij KC Business Solutions onder meer een haalbaarheidsonderzoek. De resultaten leverden KC Business Solutions een stevig fundament bij de investeringsbeslissingen. In nauwe samenwerking werden vervolgens samenwerkingspartners geselecteerd. Zo kon KC Business Solutions processen verbeteren, de kwaliteit van producten en dienstverlening verhogen en kosten verlagen. Dat is goed voor het bedrijf én voor het ondernemingsklimaat in Nederland.
Meer lezen
KC Business Solutions
Bites
Syntens
Platform ELFA
Factuurmonitor