Procesoptimalisatie

Hoe maak ik mijn organisatie efficiënter?

Processen

Een organisatie bestaat uit een verzameling van bedrijfsprocessen die vaak elk weer opgedeeld kunnen worden in deelprocessen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de opvolgende processen: marketing-verkoop-orderverwerking-inkoop-productie-expeditie-facturering. Dit is geen uitputtende verzameling, en elke onderneming heeft processen. Elk (deel)proces heeft een input, een output, wordt met informatie aangestuurd en verbruikt hulpmiddelen.

Processen kunnen worden onderscheiden in primaire processen (de voortbrenging van het product of dienst), ondersteunende processen (personeelszaken, ict, e.d.) en bestuurlijke processen (management, informatie, e.d.)

Efficiëntie

De efficiëntie, c.q. doelmatigheid, van een proces is de mate van gebruik van hulpmiddelen om een bepaald doel te bereiken. Vgl. de ene glazenwasser heeft 4 uur nodig om van een kantoorpand de ramen te wassen, de ander 6 uur. Uitgaande dat alle andere variabelen gelijk zijn, is het eerste proces efficiënter dan het tweede.

Procesanalyse

Procesanalyse is het hulpmiddel om de efficiëntie (maar ook de effectiviteit) van een proces te bepalen. Elk (deel)proces heeft een input, een output, wordt met informatie aangestuurd en verbruikt hulpmiddelen. Efficiëntie is de doelmatigheid waarmee de hulpmiddelen worden ingezet om de output te realiseren. De resources kunnen worden uitgedrukt in een drietal eenheden: arbeidsinspanning, grondstoffen en materieel. Het inzichtelijk maken van alle bedrijfsprocessen en de daarbij behorende resources is een hele klus. Beschrijf eerst het hoofdproces, en deel dat proces op in deelprocessen en beschrijf die. Bedenk dat elk proces steeds weer kan worden opgedeeld in deelprocessen, en zelfs "het aannemen van de telefoon" is een proces dat nog verder opgedeeld kan worden.

Procesoptimalisatie

Het optimaliseren is de volgende stap. Vervolgens kan gekeken worden in welk deelproces de meeste hulpmiddelen worden verbruikt, want daar kan de grootste winst worden behaald in het optimaliseren van het proces. Elke categorie hulpmiddel, arbeidsinspanning, grondstof en materieel, kan worden uitgedrukt in de euro's.

Qua aanpak van procesoptimalisatie zijn er enkele methoden:

• "Het beste proces is geen proces." Oftewel, kan er een deelproces worden geschrapt, is die overbodig of kan die slim worden geïntegreerd met een ander deelproces. Dit zijn de grootste winsten omdat 'dubbel werk' wordt uitgebannen. In een aantal gevallen is dit mogelijk, mits er eerst andere zaken worden geregeld, b.v. gereedschappen of digitalisering. Dit moet men afwegen tegen het rendement van die investering.
• Men kan ook de 80-20 regel toepassen. Die gaat uit van de aanname dat 20% van de processen 80% van de hulpmiddelen verbruiken. Het kritisch analyseren van de processen die veel hulpmiddelen verbruiken levert veelal de meeste winst op. Het heeft dus minder effect om zich te richten op die processen waarbij nauwelijks hulpmiddelen worden verbruikt.
• Een heel ander benadering is het beginnen met een leeg vel papier en de processen als het ware geheel vanaf het begin opnieuw opzetten. Afgeleid vanuit de strategie van een bedrijf worden bedrijfsprocessen benoemd, met als gevolg dat er vergeleken met de oude situatie, complete bedrijfsprocessen vervallen, dan wel anders ten opzichte van elkaar worden ingericht.

Voor meer vragen kunt u bellen met Syntens: 088 - 444 0 222.