In het hoogseizoen is het bij Event Partners in Oostburg een komen en gaan van de springkussens, zeskamp-, en andere artikelen die onder de naam Kiddy Fun verhuurd worden. Een goed registratiesysteem is een vereiste om dubbelboekingen te voorkomen. Maar vaste afnemers willen graag zelf kunnen zien wanneer welk artikel beschikbaar is. Marc Rijk van Kiddy Fun zocht naar een oplossing.
Reserveringssysteem
Kiddy Fun verkoopt speeltoestellen en alles wat daar bij hoort, levert entertainment en verhuurt allerlei speelartikelen voor bijvoorbeeld een straatfeest of een animatieprogramma op recreatiebedrijven. Een van de vaste afnemers, Camping Hoogduin in Cadzand, wilde graag op eenvoudige wijze kunnen zien of de artikelen die zij nodig hebben op een bepaald moment ook beschikbaar waren. Een soort reserveringssysteem.
Dat sprak Marc Rijk wel aan. ,,Ik had al contacten met Syntens en heb innovatieadviseur Robert Bakker benaderd met deze vraag'', vertelt Rijk. ,,Zo'n aanvullende applicatie voor ons systeem zou ook voor ons heel interessant zijn, maar wij hebben maar beperkte investeringsmogelijkheden. En er moest wel speciale software ontwikkeld worden.''
Plan van aanpak
Bakker ging met de ondernemer rond de tafel zitten om de eisen en wensen rond deze vernieuwing te bespreken. Er kwam een plan van aanpak voor iRent, zoals de applicatie genoemd is, en via Pieken in de Delta kon Rijk subsidie verkrijgen. Deze werd ingezet voor het ontwikkelen van de programmatuur door Van Zijl uit Tilburg. Een student Commerciële Economie - met een minor in de ICT - van Avans Hogeschool in Den Bosch heeft zich onder meer bezig gehouden met het modelleren van het commerciële proces van de verhuur.
Prototype in werking
Inmiddels ligt er een prototype dat afgestemd is op de wensen van Camping Hoogduin, aangevuld met de eisen van Marc Rijk. ,,Onze klanten kunnen straks met een code inloggen op het systeem. Vervolgens kiezen zij het artikel uit en zien direct wanneer het beschikbaar is, wat de veiligheidseisen zijn en hoeveel het kost per periode. We kunnen ook met een korting gaan werken voor de klanten die regelmatig afnemen. De klant kan een optie nemen. Die komt bij mij terecht en ik kijk in onze planning of wij ook kunnen leveren.''
De bottleneck is namelijk de mankracht. Kiddy Fun levert bij een aantal artikelen opgeleid personeel dat precies weet hoe bijvoorbeeld de zeskamp moet worden opgesteld. En bij de rodeostier hoort altijd een cowboy. Die moet wel beschikbaar zijn.
Extra stap
Rijk geeft vervolgens groen licht en dan gaat de factuur automatisch naar de ondernemer. ,,Onze wens was dat het reserveringssysteem gekoppeld zou worden aan het boekhoudsysteem zodat alles 1:1 doorgestuurd wordt.'' Omdat de veiligheid bij Kiddy Fun hoog in het vaandel staat, wil Rijk het systeem later nog uitbreiden met een extra stap. De klanten moeten dan voor elk artikel dat zij willen huren eerst de veiligheidseisen lezen voordat zij kunnen reserveren.
De pilot is klaar en draait uitstekend. Deze zomer draait iRent als schaduwsysteem bij vijf afnemers van Kiddy Fun, na het hoogseizoen moet iRent volwaardig gaan opereren en kunnen ook andere afnemers een inlogcode krijgen.
Het stimuleringsprogramma Pieken in de Delta is begin 2011 door AgentschapNL beëindigd.