Hoewel op internet en binnen sociale netwerken een bijzonder informele houding geldt zijn er wel degelijk spelregels. Misschien wel vanwege de ogenschijnlijke openheid en vrijheid wordt er zeer veel nadruk gelegd op het niet overtreden van de geldende ethische normen binnen een platform. Mensen kunnen zich tenslotte makkelijk verbergen achter hun beeldscherm en (verzonnen) gebruikersnaam.
Het internationale karakter maakt het ook lastig om mensen juridisch ter verantwoording te roepen. En de diversiteit maakt dat mensen met een zeer verschillende achtergrond elkaar treffen, wat inspirerend maar soms ook aanstoot gevend kan zijn. Het stellen van grenzen is dus essentieel om constructief met elkaar van gedachten te kunnen wisselen of zelfs van mening te kunnen verschillen. Door je bewust te zijn van deze grenzen verklein je de kans op reputatieschade. Het overschrijden van deze grenzen wordt namelijk genadeloos afgestraft.
De volgende regels zijn een goede leidraad:
- Het respecteren van de geldende consumentenbeschermingsregels.
- Het respecteren van de regels die op het gebruikte sociale netwerk gelden:
Iedere aanbieder van sociale media heeft een gebruikersovereenkomst die uiteenzet wat wel en niet is toegestaan. De meeste netwerken vermelden dat bij overtreding van deze overeenkomst jouw account eenzijdig opgeheven kan worden. De meeste gebruikersovereenkomsten zijn overigens buitengewoon redelijk.
- Het beschermen van privacy en permissie:
Je dient met de contacten die je opdoet binnen sociale netwerken de geldende regels met betrekking tot privacy en toestemming om directe berichten te sturen na te leven.
- Open en transparant jouw identiteit, relatie tot het bedrijf en jouw mening communiceren:
Als je op een platform communiceert over jouw bedrijf dan is het belangrijk dat men weet wie de boodschapper is. Zo kan men een onderscheid maken tussen een ondernemer die zijn eigen bedrijf promoot of een daadwerkelijk tevreden klant.
- Het verantwoordelijk omgaan met minderjarige deelnemers op het platform:
Het openbaren van gewelddadige, seksueel getinte en drugsgerelateerde zaken, maar ook het verkopen aan minderjarigen verdient speciale aandacht. Belangrijk is om je te realiseren dat er internationaal sterk verschillende normen van toepassing zijn.
Een voorbeeld van het CNV voor gedragsregels van medewerkers op het gebied van social media.
Bedrijfscommunicatiebeleid:
In alle vormen van communicatie is het van belang om een aantal regels vast te leggen binnen jouw bedrijf. Sociale netwerken zijn hier geen uitzondering op. Wat geldt voor telefonisch, brief of e-mail contact kun je voor jouw personeel uitbreiden met contact via sociale netwerken. Door het beleid voor sociale netwerken te integreren, voorkom je dat je in de waan van de dag vergeet aanpassingen te maken indien er weer een nieuw medium het daglicht ziet en weet iedereen dat alle normen altijd gelden. Voorbeelden:
- Contacten worden altijd respectvol bejegend; ook als ze ongelijk hebben, agressief of onredelijk zijn.
- Iedereen ontvangt altijd op redelijke termijn een reactie; als we het druk hebben bevestigen we in elk geval ontvangst van het bericht, en als het langer dan normaal duurt, stellen we het contact hiervan op de hoogte.
- Op geen enkele wijze mogen er seksuele, discriminerende, suggestieve, kwetsende of agressieve berichten worden gecommuniceerd.
- De bedrijfscommunicatiemiddelen mogen slechts beperkt en wanneer het werk/de functie het toelaat gebruikt worden voor privézaken.
- Het moet altijd duidelijk zijn of men op persoonlijke titel of namens het bedrijf communiceert.
- Het is op geen enkele wijze toegestaan vertrouwelijke informatie of gevoelige informatie naar buiten te brengen.
- Zakelijke contactinformatiebronnen mogen niet automatisch of handmatig gesynchroniseerd worden met systemen van buitenaf tenzij hiervoor nadrukkelijk toestemming is gegeven.
- Indien er zaken onduidelijk zijn; eerst overleggen!
Bovenstaande artikel is een onderdeel van het Syntens werkboek Ondernemen met sociale netwerken.