Investering levert Deudekom de nodige managementinformatie
Bij Deudekom gaat een ingrijpende organisatieverandering hand in hand met de invoering van een nieuw ERP-systeem (Enterprise Resource Planning). Dit bedrijfsbrede informatie- en managementsysteem geeft directeur Jan van Deudekom de managementinformatie die hij nodig heeft om decentraal te kunnen sturen. Syntens gaf advies en fungeerde als klankbord.
Afdelingen sturen op afstand
De totale omschakeling naar het nieuwe ERP-pakket kostte veel tijd en geld. Maar de investering levert Deudekom veel op. In het bedrijf wordt nu geadministreerd aan de bron. Eens per week draait de financieel manager een rapportage uit. “Daarin kan ik nu in één oogopslag de belangrijkste kengetallen per afdeling zien. Door deze informatie kan ik sturen op afstand, en dat was met het oude systeem niet mogelijk.”
Van verhuisbedrijf tot speciaal vervoer
Deudekom uit Duivendrecht is van oorsprong een verhuisbedrijf en internationaal vervoerder. Door de jaren heen groeide de onderneming uit tot een dienstverlener die groot is in speciaal vervoer en beurslogistiek. Het bedrijf heeft veertig vrachtwagens en 115 mensen op twee locaties.
Goede rapportages
Toen Van Deudekom onlangs het stokje overnam, legde hij topprioriteit bij vernieuwing van het ERP-systeem. “Bij het oude ERP-systeem kostte het veel tijd en moeite om de goede stuurinformatie eruit te krijgen. Ik wil geen directeur zijn die alle touwtjes zelf in handen houdt. Daarom vormde ik een management team. Maar ik moet wel kunnen beoordelen of de managers goed werk doen. Daarvoor heb ik overzichtelijke rapportages nodig.”
Leveranciers selecteren
Deudekom zocht contact met Syntens. Deze concludeerde dat er sprake was van een sterk verouderd pakket. “Daarnaast viel op dat er nog veel op papier gebeurde. Iedereen hield zijn eigen administratie bij. Vaak lag actuele informatie als A4’tje op iemands bureau.” Syntens bracht Deudekom in contact met de adviestak van Transport en Logistiek Nederland (TLN), dat een aantal ERP-leveranciers selecteerde. Voor een goed draagvlak in het bedrijf werd een projectgroep gevormd.
Syntens stelde kritische vragen
Syntens begeleidde het proces, fungeerde als klankbord en stelde indien nodig kritische vragen aan de projectgroep. Syntens is veel vaker betrokken bij dit soort automatiseringstrajecten. “In moeilijke economische omstandigheden willen bedrijven hun bedrijfsprocessen inzichtelijk maken en zo meer slagkracht krijgen. Steeds meer logistieke dienstverleners schakelen over van verouderde en op DOS-gebaseerde software naar moderne pakketten.”
Groei monitoren en beheersen
Het nieuwe ERP-systeem blijkt ook heel open en flexibel. Voor de op- en afbouw van beurzen gebruikt Deudekom handhelds, die draadloos communiceren met het netwerk op het hoofdkantoor. Die technologie kan vrij eenvoudig aan het ERP-systeem worden gekoppeld. “In de markten waarop wij ons richten zit veel potentie. We moeten er zelfs op letten dat we niet te hard groeien. Met het nieuwe ERP-systeem kan ik de groei monitoren en beheersen.”