Kostprijsberekening is voor iedere ondernemer van belang. Het biedt inzicht in de werkelijk gemaakte kosten en omzet van het eigen bedrijf. Hoe werkt het precies? Wat zijn de meest gebruikte methoden? Willem Verwoerd, innovatieadviseur bij Syntens legt het in dit artikel uit.
Kostprijsberekening - kijken in de glazen bol
De kostprijsberekening in een vroeg stadium is een beetje als kijken in een glazen bol: u maakt daarmee een toekomstvoorspelling wat betreft uw financiën. In de praktijk wijken de uiteindelijke resultaten altijd af van de vooraf opgestelde begroting en kostprijs. Soms zijn er zelfs beduidend minder kosten gemaakt dan verwacht, maar in ieder geval is er sprake van (financiële) mee- en tegenvallers. Door de oorzaken van dergelijke afwijkingen te achterhalen, haalt u belangrijke informatie in huis. Bijvoorbeeld over gemaakte fouten en structurele problemen.
Methoden voor kostprijsberekening
Er zijn nogal wat mogelijkheden om de kostprijs te berekenen. De keuze hangt af van de omvang en aard van uw bedrijf en de mogelijkheden die u heeft om tijdens de ontwikkeling van een product of dienst bepaalde gegevens vast te leggen.
De meest toegepaste methoden zijn de integrale kostprijsberekening en de Activity Based Costing (ABC):
- Bij de integrale kostprijsberekening (de zogenoemde 'kostenplaatsenmethode'), is sprake van onderverdeling van de bedrijfscapaciteit in een stelsel van kostenplaatsen. Een kostenplaats is een reëel of fictief bedrijfsonderdeel, waarin een prestatie wordt geleverd. Hierbij maken we onderscheid tussen hoofdkostenplaatsen (denk aan kosten en arbeidsprestaties die u direct aan het eindproduct toerekent), hulpkostenplaatsen (bijvoorbeeld onderhoud) en algemene kostenplaatsen (bijvoorbeeld de werkzaamheden van de directeur, boekhouder en financiële administratie).
Met name productiebedrijven passen dit systeem toe: een vastgesteld tarief voor alle machines en werkzaamheden (op basis van verloonde uren). Deze kostenplaatsen zijn voor iedereen in het bedrijf herkenbaar, waardoor het invoeren en toepassen van het kostprijssysteem weinig problemen oplevert.
- De Activity Based Costing (ABC) is een kostprijsberekening waarbij u, anders dan bij de integrale kostprijsberekening, toerekent op 'activiteitenniveau'. Hierbij is sprake van bundeling van activiteiten in activiteitencentra, zoals orderafhandeling en transport. Het systeem zelf heeft verder veel overeenkomsten met de integrale kostprijsberekening.
Toepassing van deze kostprijsberekening kan bijvoorbeeld plaatsvinden in de detailhandel, omdat het zeer eenvoudig is te bepalen wat de kosten zijn voor alle afzonderlijke producten. Die kosten zullen dan moeten worden omgeslagen over de jaaromzet van het betreffende product.
De beste frequentie voor een kostprijsberekening
In principe maakt u een kostprijsberekening eens per jaar, uitgezonderd tussentijdse ontwikkelingen. Door een geautomatiseerd systeem op te zetten voor een kostprijsberekening kunt u eenvoudig gegevens inzien en bijhouden. Anders gezegd: u voert alle basisgegevens één keer in hoeft het vervolgens alleen "up to date" houden met nieuwe data (op basis van historie en ontwikkelingen).
Ontwikkelingen in de gaten houden en tijdig inspelen
Blijf ontwikkelingen in de markt en uw bedrijf goed in de gaten houden. Schaft u bijvoorbeeld een nieuwe machine aan en is er sprake van structureel leegloop ten gevolge van de huidige economie? Pas dan uw kostprijs aan! Kortom: buiten de vaste momenten waarop u normaliter een kostprijs berekent, tussentijdse berekeningen maken bij onverwachte ontwikkelingen.
Door liquiditeitsbegrotingen per maand te maken, krijgt u inzicht in de ontwikkeling van uw kasstroom. Bijvoorbeeld: in mei heeft u hogere uitgaven in verband met uitbetaling van vakantiegeld, in de zomer is de verkoop minder door vakantieperiode waardoor in de maanden daarna minder geld binnenkomt., bij innoveren begroot u de investering en uitgaven, et cetera.
Syntens als rekenhulp
De adviseurs van Syntens kunnen u helpen met het bepalen van het nut en belang van een kostprijsberekening voor uw bedrijf. Ze denken mee over wat u als ondernemer aan informatie uit uw kostprijs kunt halen en welke methode het beste bij uw bedrijf past. Syntens biedt ook hulpmiddelen, zoals de handleiding voor de berekening van de kostprijs.
Handleiding berekening van kostprijs
U wilt een kostprijsberekening maken? Download de handleiding voor een berekening van een kostprijs met daarin informatie over kostensoorten, kostenplaatsen, het verzamelen van gegevens en een voorbeeld van een calculatieschema.