Overal waar meerdere mensen samenwerken, is management van kennis en vaardigheden noodzakelijk. Kennismanagement betekent echter niet dat alles moet worden vastgelegd. Het gaat er in de eerste plaats om dat u uw medewerkers faciliteert hun kennis en vaardigheden te delen en te ontwikkelen. Wat levert kennismanagement uw organisatie op?
Kennis en de organisatie ervan zijn bepalend voor het succes van uw onderneming. Het gaat dan vooral om de toegankelijkheid en uitwisseling van kennis. We hebben het dan over kennis als optelsom van informatie, vaardigheden en attitudes, opgeslagen in ICT-systemen, documenten én in mensen. Kennismanagement brengt deze onderdelen bij elkaar.
Drie goede redenen voor kennismanagement
De aanleiding voor kennismanagement verschilt per bedrijf. Soms is opgeslagen kennis slecht toegankelijk of is ze geconcentreerd bij één of twee personen. In andere bedrijven werken medewerkers compleet langs elkaar heen omdat ze kennis niet delen en weer andere bedrijven dreigen achter te raken omdat ze niet de tijd nemen om nieuwe kennis te ontwikkelen.
Met kennismanagement kijkt u gestructureerd naar de informatie die medewerkers nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Dat levert uw onderneming voordelen op.
- Kennismanagement levert concurrentievoordeel op
De belangrijkste reden om te investeren in kennismanagement is het vergroten van uw concurrentievermogen. Als u ervoor zorgt dat uw onderneming bijblijft met ontwikkelingen binnen en buiten uw bedrijf, kunt u nét wat sneller, slimmer of innovatiever te zijn dan uw concurrenten.
- Kennismanagement helpt cruciale bedrijfskennis binnen te houden
Stel: een medewerker verlaat uw bedrijf. Verdwijnt daarmee ook cruciale kennis? Het is zaak om dat te voorkomen met kennismanagement. U kunt er op verschillende manieren voor zorgen dat medewerkers de kennis binnen uw bedrijf delen. Een manier is bijvoorbeeld het opzetten van periodieke bijeenkomsten waar medewerkers relevante kennis met elkaar uitwisselen.
- Kennismanagement bespaart tijd en geld
Nog een voorbeeld. Uw bedrijf ontwikkelt machines, maar de verkoopmedewerkers hebben weinig zicht op wat de ontwikkelaars doen. Het risico bestaat dat de verkopers in hun calculaties ver naast de reële kosten zitten. Daarnaast komen belangrijke details niet in het ontwerp terecht, omdat de ontwikkelaars geen informatie krijgen van de verkoopmedewerkers. Achteraf repareren van fouten, kost onnodig veel geld en tijd nodig. De oplossing is dat ontwikkelaars en verkopers regelmatig om de tafel gaan zitten om informatie uit te wisselen.
Werk maken van kennismanagement
Wie met kennismanagement aan de slag wil, stelt zich de volgende vragen:
- Waar wilt u naartoe met uw bedrijf?
- Welke kennis moet u daarvoor in huis hebben?
- Hoe houdt u de aanwezige kennis actueel en hoe vult u ontbrekende kennis aan?
Kennismanagement moet efficiënt zijn. Alles vastleggen en opslaan in informatiesystemen zonder zorgvuldige selectie vooraf kost onnodig veel tijd en geld. Weet dus wat u nodig hebt.
Kennisdatabank
Voor een helder overzicht van de kennis in uw bedrijf kan een kennisdatabank nuttig zijn. Daarin houden medewerkers bij waar ze mee bezig zijn en welke vaardigheden ze daarbij ontwikkelen. Het laatste wat u immers wilt is dat op verschillende plekken van uw bedrijf het wiel opnieuw wordt uitgevonden.
De invulling van kennismanagement is voor elke onderneming anders. Voor bedrijven met repeterend werk zoals callcenters zijn protocollen een handig hulpmiddel. Maar een dergelijk protocol is voor een R&D-afdeling niet effectief. Daar gaat het er vooral om mensen bij elkaar te brengen en te laten uitwisselen waar ze mee bezig zijn.
Meer lezen over kennismanagement?
- Spieken mag!
Een overzicht van probleemvelden en oplossingrichtingen bij kennismanagement binnen MKB-bedrijven. Het overzicht is gebaseerd op zo'n 200 trajecten die Syntens binnen het MKB heeft uitgevoerd.