Een offerte waarin een klant zijn vraag niet herkent en waar hij niets van snapt. Een ontwerp dat anders is dan de klant zich had voorgesteld. Een leverancier die bij levering op problemen stuit omdat de locatie niet klaar is. Drie voorbeelden uit de MKB-praktijk die leiden tot frustratie en onnodige kosten voor opdrachtgever en opdrachtnemer. Voorkom teleurstellingen: zorg voor duidelijkheid over doelen, uitgangspunten en condities en leg afspraken helder vast in uw offerte.
Feit: een potentiële klant die een onduidelijke offerte ontvangt met ellenlange leveringsvoorwaarden, vindt dit risicovol en kiest dus voor een ander.
Feit: Een trappenleverancier levert trappen voor een nieuwbouwproject. Bij levering blijkt dat de trappen gemaakt zijn volgens een verouderde tekening. Bovendien kunnen de trappen niet geplaatst worden op het afgesproken moment omdat het beton niet droog blijkt te zijn. Het gevolg: teleurstelling, tijdverlies en onnodige kosten voor opdrachtgever en opdrachtnemer. Wat voor de trappenleverancier geldt, geldt ook voor zakelijke dienstverleners. Een belangrijke oorzaak is dat offertes vaak incompleet zijn, (te) veel zaken in het midden laten en niet uitnodigen tot lezen.
Investeren in een offerte loont
Investeren in een heldere offerte loont. Een offerte is meer dan een prijsopgave. Het is het referentiedocument in het proces "van vraag tot betalen" De offerte is het document waarin vraag en aanbod uiteindelijk bij elkaar komen en waaraan getoetst wordt in de uitvoering en de levering van de opdracht. Voorwaarde voor succes is dat de doelen van opdrachtgever en opdrachtnemer matchen. De opdrachtgever wil een oplossing voor zijn probleem realiseren tegen een goede prijs en kwaliteit. De opdrachtnemer is uit op tevreden klanten en streeft daarnaast naar een aantrekkelijke werkomgeving voor zijn medewerkers en een goede boterham.
Fasering van het werkproces
Een offerte is de spil in een veelomvattend werkproces. Wie efficient wil werken, faseert het werkproces en werkt met checklists, op basis van de offerte, voor de verschillende fasen. Zo'n planmatige werkwijze helpt u sneller te werken omdat het uw medewerkers helpt snel inzicht te krijgen in de kritische aspecten voor het succesvol uitvoeren van een opdracht. Bovendien vermindert het de kans op fouten omdat het risico dat u iets vergeet, kleiner wordt. U maakt het werkproces nog efficienter als u uw offertes en checklists per fase integreert in uw ERP (Entreprise Resource Planning / project software) of CRM systeem, (Customer Relations Management systeem) waarin u alle informatie over klanten en projecten bijhoudt.
Aandachtspunten per fase
U maakt per fase afspraken in de offerte. Enkele aandachtspunten per fase:
- Fase 1: van contact naar offerte
- Spreekt u met een bestaande klant? Een potentiele klant?
- Wat wil de (potentiele) opdrachtgever bereiken?
- Past dat bij uw bedrijf, uw competenties en ambities?
- Wat zijn de risico's en randvoorwaarden? Kunt u tot een goede inschatting komen?
- Welke aanvullende informatie hebt u nodig? Wie kunt u daarvoor benaderen?
- Is er voldoende tijd om tot een gedegen offerte te komen?
- Fase 2: van offerte naar opdracht
- Doel
- Uitgangspunten
- Levering, voorwaarden voor en acceptatie van levering
- Omgaan met afwijkingen
- Betaling
- Fase 3: van opdracht naar uitvoering
Check of aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- Er is een (getekende) overeenkomst
- U hebt de aanbetaling ontvangen
- U beschikt over alle informatie (in de juiste revisie stand) waarover u in de offertefase afspraken heeft gemaakt.
- Fase 4: van uitvoering naar levering
Het te leveren product of dienst is gereed. Check of de opdrachtgever heeft voldaan aan de voorwaarden voor levering die u heeft opgenomen in uw offerte. Denk aan:
- Bereikbaarheid, voorbereiden van de plaats van levering
- Beschikbare materiele hulpmiddelen
- Fase 5: van levering naar oplevering
Het werk is geleverd. Zorg ervoor dat aan de voorwaarden voor oplevering is voldaan:
- Toetsing of keuring van het resultaat (aan de hand van afspraken in de offerte)
- Vastleggen van het resultaat (maak foto's),
- Bevestiging van de oplevering, ondertekenen opleverdocument door bevoegd persoon
- Fase 6: van oplevering naar betaling
Zorg in deze fase voor een bewijs van (op)levering en stuur een heldere factuur. Dat wil zeggen: een factuur die overeenkomt met de offerte, waarin dezelfde posten terugkomen en waarin eventueel meerwerk (met verwijzing naar accordering) helder is benoemd.
Wie de fasen van het werkproces adequaat doorloopt, vergroot de kans dat een klant nog eens terugkomt. Het binnen tijd en budget realiseren van doelen voor alle partijen is daarvoor de beste garantie. Een helder werkproces versterkt het gevoel dat alles in hands is. Dat is niet alleen in het belang van u als opdrachtnemer, het leidt ook tot tevreden klanten.
Door te werken met templates voor uw offerte voorkomt u dat u zaken over het hoofd ziet. Laat u inspireren door de voorbeelden van een offerte voor producten of een offerte voor diensten.
Syntens ondersteunt
Wil u advies of ondersteuning? Syntens helpt u de fasen in uw werkproces helder te analyseren in heldere stappen. Een scherp inzicht in het werkproces en de randvoorwaarden per fase, is de basis voor heldere offertes. Met als uiteindelijk effect: een levering waarover opdrachtgever en opdrachtnemer tevreden zijn. Neem contact op met Syntens.