Tijdwinst en financiële besparingen dankzij elektronisch factureren
Sinds februari 2009 is het elektronisch factureren veel aantrekkelijker geworden. Vooruitlopend op Europese regelgeving op dit gebied, heeft de staatssecretaris van Financiën toen een groot aantal eisen die waren verbonden aan elektronisch factureren, afgeschaft. In grote lijnen komt het er op neer dat een onderneming nu zelf mag bepalen met welk technisch hulpmiddel de elektronische factuur wordt opgemaakt en verstuurd, en welke vorm de factuur heeft. Omdat er ook geen verplichting meer bestaat de verkozen methode vooraf aan de belastinginspecteur te melden en de factuur niet meer hoeft te worden voorzien van een complexe elektronische handtekening, kunnen ondernemers efficiënter gebruik maken van de mogelijkheden van elektronisch factureren.
Financiële besparingen
Elektronisch factureren kan leiden tot forse besparingen. Sommige besparingen zijn voor de hand liggend, zoals het minder gebruik maken van drukwerk, het besparen op porto en het beperken van print- en kopieerkosten. De grootste winst kan echter geboekt worden door de besparing op arbeidsuren. Het opslaan en terugzoeken kost immers veel minder tijd vergeleken met papieren facturen. Daarnaast worden de archief- en opslagkosten teruggebracht en beschikt u als ondernemer sneller over uw geld doordat uw facturen sneller kunnen worden opgemaakt en verzonden. Daarbij past elektronisch factureren uitstekend bij maatschappelijk verantwoord ondernemen. Dankzij de besparing op drukwerk en printen wordt het milieu ontlast.
Praktijkervaringen
Het metaalverwerkend bedrijf Demar Laser uit Hengelo heeft positieve ervaringen met elektronisch factureren. Directeur Peter ter Horst is nog een stap verder gegaan. "Onze eigen leveranciers sturen nog maar beperkt elektronische facturen, daar moesten wij dus iets op vinden. Met behulp van speciale software scannen wij alle binnengekomen papieren inkoopfacturen. Elke factuur wordt hierbij tevens voorzien van een sticker met het boekingsnummer als barcode." Digitaal ontvangen inkoopfacturen hoeven niet ingescand te worden, maar worden direct geclassificeerd en klaargezet voor goedkeuring. "Omdat al onze facturen als doorleesbare PDF's worden opgeslagen, is het mogelijk om met één zoekopdracht alle facturen te doorzoeken. Daarbij is zoeken op alle leesbare gegevens mogelijk, zodat tijdrovend indexeringswerk niet nodig is. Daarnaast kunnen we met het commando 'copy-paste' (kopiëren-plakken) delen van de facturen simpel kopiëren naar andere pakketten. Denk dan bijvoorbeeld aan het opvoeren van de bank- en relatiegegevens van nieuwe klanten en leveranciers in ons relatiesysteem." Ter Horst raadt collega-ondernemers van harte aan om aan de slag te gaan met elektronisch factureren. "Het vraagt weinig inspanning. De investering valt alleszins mee. Alleen al op basis van de besparing aan porto en drukwerk heb je dit snel terugverdiend. Daarnaast scheelt het ons op jaarbasis enkele meters aan archief en besparen we enorm veel tijd aan handling. Na het recentelijk wegvallen van onze boekhouder doe ik de totale administratie er nu zelf naast. Dit kost me maar zo'n 1,5 uur per dag."
Adviezen bij implementatie
Houk Nolten, innovatieadviseur van Syntens, heeft als aanspreekpunt voor industriële MKB-bedrijven goed zicht op de jongste internetontwikkelingen in de sector. Hij heeft een aantal duidelijke tips als het gaat om elektronisch factureren. Alhoewel dit niet meer wettelijk verplicht is, is het raadzaam vooraf met uw afnemers te overleggen of zij elektronische facturen willen ontvangen. Daarnaast verdient het aanbeveling goed na te denken over de manier van opslag. Vaak worden er op een server een of meerdere directories aangemaakt, waar de factuurbestanden in worden opgeslagen. Gecombineerd met een logisch systeem van bestandsnamen kunt u zo snel facturen terug vinden. Het is wel zo praktisch om in elk geval het factuur- en/of ordernummer in de bestandsnaam te vermelden, tenzij u doorleesbare PDF-bestanden hebt opgeslagen, dan kunt u immers zoeken op inhoud van alle documenten. Met zo'n overzichtelijk systeem van opslag bent u bovendien in staat om factuurgegevens binnen een redelijke termijn aan de belastinginspecteur ter beschikking te stellen, als deze daarom vraagt. Deze verplichting blijft namelijk wel bestaan. In tegenstelling tot vroeger is elektronisch factureren technisch gezien ronduit eenvoudig. Met behulp van een PDF-writer kunt u uw facturen omzetten in PDF-formaat. Ook als deze in Word of Excel wordt gemaakt. Deze writers kunt u veelal gratis op internet downloaden (CutePDF, PrimoPDF). U mailt uw facturen vervolgens als PDF-bestand aan uw klanten.