Gemakkelijk zicht en grip op kosten. "Eén fout kost ons bedrijf gemiddeld vijftig euro. Schrijf vanaf nu elke onnodig ontstane vraag of onduidelijkheid op dit bord.' Dat waren de woorden die directeur Chris van der Gaag en operationeel manager Maikel Pheninckx begin februari spraken tot de ruim twintig medewerkers van Boa Nederland. De twee hebben inmiddels stellig de indruk dat iedereen zich nu bewust is van de zogeheten kwaliteitskosten én ze verwachten dat die in de volgende fase worden teruggebracht.
Kwaliteitskosten zijn de kosten die worden gemaakt omdat iets niet ineens goed loopt. Geen ondernemer die erop zit te wachten. Chris van der Gaag dus ook niet. Hij is directeur van Boa Nederland, een bedrijf uit Tilburg dat roestvrije slangen, balgen en compensatoren maakt voor onder meer de industrie, installatietechniek en de hightech Original Equipment Manufacturer (OEM)-branche.
Zicht op indirecte kwaliteitskosten
Van der Gaag: "Wij hebben goed zicht op onze directe kwaliteitskosten. Denk aan uitval, afval en herstelwerkzaamheden. Met de indirecte kosten ligt het anders. Hoeveel geld geven wij bijvoorbeeld uit aan preventieve en correctieve acties die buiten het normale productieproces vallen? Ik heb het dan onder meer over extra controles en reclamaties. Onze doelstelling was een trend te herkennen in die kwaliteitskosten. Als je weet binnen welke afdelingen onnodige fouten optreden en welke categorieën daarin zijn aan te brengen, kun je werken aan verbeteringen."
Communicatie en onduidelijkheid op de werkvloer
De ambitie leidde begin dit jaar tot twee 'Jo-borden', door Van der Gaag en operationeel manager Maikel Pheninckx vernoemd naar de man die ze aanbeval: innovatieadviseur Jo van de Put van Syntens. Eén werd er neergezet bij de productie en één op het bedrijfsbureau.
Van de Put: "Boa Nederland levert een goed eindproduct, maar net als bij veel andere ondernemingen gaan bepaalde zaken op weg naar dat eindproduct soms niet goed. Dat brengt extra kosten met zich mee en verkleint de winst. Het heeft vaak te maken met communicatie en onduidelijkheid op de werkvloer. Een voorbeeld? De tekening die door de werkvoorbereiding wordt gemaakt voor de fabriek, maar waarop één maat ontbreekt. Dat leidt tot vragen: Wat wordt precies bedoeld? Ik heb gezegd: ga nu eens al dit soort dingen turven op een bord en koppel een waarde aan elke vraag. Zo kun je enerzijds grip en zicht krijgen op je processen én laat je heel concreet aan medewerkers zien wat de fouten het bedrijf kosten."
Bewustwording leidt tot verbeteringen
Van der Gaag beklemtoont dat de werkwijze vooral bedoeld is om het bewustzijn van medewerkers aan te wakkeren. "We willen niet dat mensen elkaar zwart maken. Het idee is: laten we met zijn allen inzichtelijk krijgen waar het relatief vaak fout gaat, zodat we verbeteringen kunnen doorvoeren en sterker worden als organisatie."
Pheninckx richtte zich op de implementatie. Hij vertelt: "Na twee tot drie maanden turven constateerden we patronen. We hebben de gegevens uitgesplitst per bron en per afdeling. Tijdens een presentatie toonden we de mensen het resultaat, onderverdeeld per afdeling. Wat was bij Productie, Bedrijfsbureau, Sales, Leverancier en Engineering de meest voorkomende oorzaak? Slordigheid, kennis, communicatie, procedure of werkvoorbereiding?"
Indirecte kwaliteitskosten in beeld gebracht
In de eerste drie maanden bracht het bedrijf een bedrag aan indirecte kwaliteitskosten in beeld dat anders nooit als zodanig zou zijn herkend. Wat doet Boa Nederland met die kennis? Van der Gaag: "Na de eerste turfronde zitten we nu in de tweede periode. We rekenen erop hierna te constateren dat in elk geval het aandeel slordigheid en onoplettendheid is afgenomen. Is dat niet het geval, dan kun je gerichte gesprekken gaan voeren en afspraken maken met individuele medewerkers om zo het doel van deze actie te kunnen bereiken: samen sterker worden als organisatie."
Succesvol produceren
Boa Nederland kwam met Syntens in contact tijdens de workshop 'Succesvol produceren'. Tijdens deze workshops leren de verantwoordelijken van productiebedrijven hoe ze ervoor kunnen zorgen dat het eigen bedrijf zo succesvol mogelijk produceert. Hoe moet het productieproces worden ingericht om de gewenste concurrentiepositie te bereiken? Deelnemers gaan hiermee ook echt aan de slag in het eigen bedrijf.