Dorssers neemt de tijd voor uitzoeken ERP-pakket
Een ondoorzichtige administratie die zorgt voor dubbel werk en inkomstenverlies. Dat merkt directeur Pieter Dorssers van een logistiek bedrijf. De administratie past niet meer bij de grootte van zijn bedrijf. Automatiseren geeft rust. Maar aan welke eisen moet een goed ERP-systeem voldoen? Syntens adviseert en behoedt voor valkuilen.
Volle bakken
Op een gegeven moment is het tijd voor een nieuwe, geautomatiseerde administratie. Spreadsheets worden te groot, informatie raakt zoek, de stapels orderbevestigingen, facturen en bonnen groeien de bakjes uit.
Directeur Pieter Dorssers van transport- en grondverzetbedrijf L. Dorssers & Zn. B.V. zet samen met innovatieadviseur Ruud Gilissen eisen en wensen op papier. Zijn bedrijf test nu vier ERP-pakketten: twee pakketten met een financiële inslag en twee met wortels in de transportwereld. Het pakket dat het beste scoort op facturering, orderverwerking en voorcalculeren wordt geïmplementeerd. Dorssers: ‘Het ERP-pakket brengt rust in de administratie en maakt groei makkelijker.’
Elf miljoen euro
Het familiebedrijf uit het Limburgse Panningen is 81 jaar oud, Pieter Dorssers is de derde generatie. In de tien jaar dat hij directeur is groeide de onderneming van twaalf naar 42 werknemers. ‘Over vijf jaar wil ik de omzet verdubbeld hebben naar elf miljoen euro. Maar de administratieve organisatie moet even groot blijven.’ Vanaf een aantal medewerkers moeten transportbedrijven hun administratie professionaliseren. Waar het omslagpunt precies ligt, is moeilijk aan te geven. Bij het Limburgse logistieke bedrijf lag dat al bij 25 medewerkers.
Netjes inleveren
‘Er gebeurt nog veel dubbel en met de hand. Gegevens voor nacalculaties zijn moeilijk boven water te krijgen. Onderhandenwerk? Niemand kan me à la minuut vertellen om welk bedrag het gaat. En ik moet er maar op vertrouwen dat alle chauffeurs netjes hun bonnen en vrachtbrieven inleveren.’
Dorssers had slecht zicht op de financiële positie van de onderneming. Hij benaderde Syntens voor advies over het juiste automatiseringspakket. De Innovatie Quick Scan die de adviseur eerst doet, maakt heel scherp duidelijk dat informatie gemakkelijk kwijtraakt. ‘Ik schrok ervan dat we op jaarbasis zo’n tien tot vijftien procent van het geleverde werk verkeerd of zelfs niet factureren.’
Kostbaar en complex
ERP-systemen zijn kostbaar en complex. Ondernemers kunnen hulp bij de juiste keuze dus goed gebruiken. Syntens bracht Dorssers in contact met een ICT-adviesbureau. Dat brengt door interviews de eisen boven tafel die het bedrijf aan een ERP-pakket stelt.
Volgens innovatieadviseur Ruud Gilissen kiezen veel transportondernemers te snel. ‘Velen kopen vrij snel een ERP-pakket van een bekend merk. Ook als dat niet helemaal voldoet aan de eisen. Natuurlijk, modules bijprogrammeren kan. Maar dat kost je een heleboel geld en tijd.’ Gilissen adviseert een uitgebreide selectie te doen. Bij Dorssers duurde dat selectietraject zo’n vier maanden. ‘Maar omdat we ons laten adviseren, zijn we er minder tijd mee kwijt.’
Syntens behoedt voor valkuilen
De administratie automatiseren in een onderneming is geen peuleschil. Dorssers: ‘Syntens behoedt je voor valkuilen. Zelf had ik er bijvoorbeeld nooit aan gedacht om te vragen naar de updates van de software en hoe vaak er een licentiewijziging is.’